Viele Nutzergruppen, ein Intranet

Das Ziel: Studierende, Lehrende und Angestellte im Hochschulalltag optimal unterstützen.

State-of-the-art-Intranet für die HS Esslingen

Ansprechend gestaltet, klar strukturiert, informativ und besonders nutzerfreundlich aufgebaut: Diese Anforderungen stellt die Hochschule Esslingen an ihr neues Intranet, denn als wichtigster Kanal der internen Kommunikation ist das Portal der tägliche Begleiter aller Nutzergruppen. Studierende, Lehrende und Verwaltungsmitarbeiter sollen schnell und einfach die für sie relevanten Informationen finden sowie bei der Organisation ihres Hochschulalltags optimal unterstützt werden. Gleichzeitig sind die Erstellung und Pflege der Inhalte sowie die Harmonisierung beispielsweise mit der Website oder den Social-Media-Kanälen möglichst einfach zu halten.

Das Ziel des Projekts war die Evaluierung der nötigen Struktur und Inhalte sowie eines geeigneten Systems. Daraus resultierten ein Lastenheft mit Designvorgaben, Hinweise zur Handhabung sowie zu mit dem Intranet verbundenen Arbeitsprozessen. Diese umfassen auch das Corporate Wording, die Integration von PDF-Downloads und regelmäßige Aktualisierungsrunden für die Inhalte. Damit ist die Hochschule Esslingen gewappnet, in die technische Umsetzung mit einem IT-Dienstleister zu gehen.

Agenturleistung: Benchmarking, Trendanalyse und Bewertung von Best-Practice-Technologien, Zielgruppenanalyse inkl. Persona-Entwicklung, Bestands- und Bedarfsanalyse, Entwicklung von Kommunikationsempfehlungen, Leitlinien zur Usability, Entwicklung der Navigation, Erstellung des Lastenhefts

Von einer fundierten Datenbasis zu maßgeschneiderten Empfehlungen

Um die Anforderungen der verschiedenen Nutzergruppen bestmöglich zu erfüllen, aus der Vielfalt von denkbaren Funktionen die passenden Tools auszuwählen und den Aufbau des Intranets ganz an den Bedürfnissen der Hochschule auszurichten, starteten wir mit umfassenden Analysen in das Projekt. Im Benchmarking glichen wir aktuelle Trends und Best-Practice-Beispiele mit den Kriterien der HS Esslingen ab. In diesem Schritt bewerteten wir unter anderem, inwiefern Funktionen eines Social Intranets mit den Datenschutzauflagen der Hochschule vereinbar sind und welche interaktiven Formate wie Kommentar- und Chatfunktionen die Mitarbeitenden betreuen könnten.

Mit Leitfadeninterviews erstellten wir Personas für die unterschiedlichen Stakeholder und untersuchten die Anforderungen der Zielgruppen. Die gewünschte übersichtliche Strukturierung der Inhalte und eine Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit erreichten wir durch personalisierte Schnellzugriffe. Außerdem bündelten wir die Programme für das Vorlesungsverzeichnis und die Prüfungsanmeldungen zentral auf den Portalseiten, die für jede Statusgruppe spezifisch konfiguriert werden. In einer Bestands- und Bedarfsanalyse glichen wir die bisher etablierten Prozesse mit den Möglichkeiten der neuen Plattform ab und zeigten Verbesserungspotenziale sowie Weiterentwicklungsmöglichkeiten auf.

Auf Basis dieser Datengrundlage entwickelten wir Empfehlungen für geeignete Kommunikationsmaßnahmen und erarbeiteten eine benutzerfreundliche Navigationsstruktur nach den Kriterien einer guten Usability und einer überzeugenden User-Experience. Unsere Vorschläge für die Etablierung von Standards und Guidelines greifen unter anderem die folgenden Fragen auf:

  • Wie kann eine gezielte Verschlagwortung dazu beitragen, die Informationsflut für alle Empfängergruppen zu reduzieren und gleichzeitig eine zuverlässige Übermittlung aller relevanten Details sicherzustellen?
  • Wie können Inhalte zielgruppengerecht über die verschiedenen Kanäle (Intranet, Website, Social-Media-Kanäle, etc.) verbreitet werden, ohne dass Duplicate Content entsteht?
  • Welche Informationen sind in einem Welcome-Package zu bündeln, um Studienanfängern und neuen Mitarbeitern den Einstieg ins Intranet zu erleichtern?

Die umfassenden Erkenntnisse der Analysephase bilden eine solide Basis für die Entwicklung und Umsetzung des neuen Intranet-Portals.

Ihre Ansprechpartnerin

Ann-Charlott Stegbauer

Ann-Charlott Stegbauer
+49 911 530 63-114
ast[at]kaltwasser.de

Ein nutzerfreundliches, informatives Intranet lebt

vom Match mit den Bedürfnissen und Nutzungsgewohnheiten der Zielgruppen. Dafür sind umfassende Analysen im Vorfeld unverzichtbar.“