Set-Up: check, Technik: check, Drehbuch: check und Content: check – was soll da schiefgehen?

Erfahrungen aus einem Jahr voller „Sie müssen Ihren Ton an machen“, „wir können Sie nicht sehen“ und „ja, das Bildschirmteilen hat geklappt“.

Pressekonferenzen, Produktpräsentationen und so weiter –

ob analog, hybrid oder virtuell – starke Inhalte, professionelle Partner und ein schlüssiges Drehbuch sind das A und O.

Jede neue Herausforderung hat auch ihr Gutes: So hat die Corona-Pandemie als Katalysator der Digitalisierung nicht nur das Homeoffice in Windeseile salonfähig gemacht, sondern katapultierte auch nahezu alle etablierten und liebgewonnen PR-Events und -Formate innerhalb weniger Monate in den virtuellen Raum. Vielerorts brüten Unternehmen und Institutionen immer noch über den Fragestellungen, wie ihre journalistischen Formate auch online möglichst viel Charme, Authentizität und Effizienz entfalten können und nicht zur digitalen Pflichtveranstaltung verkommen.

Auch wir haben uns 2020 dazu mindestens 2021 Gedanken gemacht, und Vieles ausprobiert – Zeit für eine Bestandsaufnahme.

10 Lehren aus der Virtualisierung analoger Presse-Formate

  1. Organisation
    Die Organisation eines virtuellen Formats ähnelt in vielerlei Hinsicht eher einem Videodreh als einem klassisch analogen PR-Event. Im Mittelpunkt der Vorbereitungen stehen – neben den Inhalten! – Tools und Regiepläne, Teamaufstellungen und Rollenübersichten sowie die Umsetzung kommunikativer Ziele und Konzepte anhand eines stringenten Drehbuchs.
  2. Choreographie
    Neben Inhalten und Beiträgen bereiten Pressesprecher auch die gesamte Choreographie vor: Spontanität und Improvisation können schnell zum Spießrutenlauf für Regie und Co-Moderatoren werden und „Look & Feel“ des Events negativ beeinflussen. Wenn sie sich aber im Framework eines belastbaren Drehbuchs bewegen, können sie die Extraportion Authentizität und damit das Salz in der Suppe sein.
  3. Entweder hybrid oder virtuell
    Die Entscheidung für eine hybride oder komplett virtuelle Umsetzung sollte frühzeitig getroffen werden: solange dies nicht erfolgt ist, müssen alle Beteiligten parallel zwei Formate konzipieren und vorbereiten. Das verursacht schnell doppelte Arbeit und kostet Zeit, Geld und Nerven.
  4. Tools
    Wählen Sie Ihre Tools weise; und sprechen Sie mit Profis. Microsoft Teams, Zoom, Edudip, Webex und so weiter haben unterschiedliche, spezifische Funktionalitäten und vor allem individuelle Stärken und Schwächen. Deshalb sollten die eigenen Wünsche und Anforderungen frühzeitig geklärt werden, um das passende Tool (-setup) für den Charakter des Formats auswählen zu können: Für eine Pressekonferenz brauchen Sie ein anderes Tool (-setup) als für eine individuelle Produktpräsentation, einen interaktiven Workshop mit mehreren Einzelgruppen oder eine offene Bürgersprechstunde mit Lokalpolitik und zugeschalteten Experten.
  5. Techniksupport
    Neben der Hauptmoderation raten wir aus der Erfahrung zu einer technischen Moderation (die Teamgröße ist sehr individuell), die das eingesetzte Tool steuert. Hier sind Fachmänner und -frauen gefragt, die auch technische Fragen von Sprechern und Teilnehmern bearbeiten. Viele Problemstellungen können im Vorfeld eruiert und Lösungen vorbereitet werden.
  6. Technik
    Sie brauchen unbedingt verlässliche Technik-Partner für Kamera, Licht, Sound, Regie etc. Von diesen Dingen sollten Sie so wenig wie möglich mitbekommen, damit Sie sich auf Ihre Veranstaltung konzentrieren können. Besetzen Sie die Gewerke professionell und achten Sie auf gutes Teamplay. Zudem ist ein vorheriger Testlauf unumgänglich.
  7. Interaktion
    Ein Q&A-Part am Ende einer virtuellen Veranstaltung ist selten so sinnvoll wie im analogen Umfeld – zu viele Themen und Fragen der Teilnehmer gehen bis dahin unter. Einfacher und vor allem charmanter ist es, Fragen direkt zuzulassen: Via Chat lassen sich Zuhörer gesteuert einbinden, Fragen können im Hintergrund kuratiert und priorisiert werden. Die technische Moderation kann einzelne Zuhörer mit Bild und Ton zuschalten und so das „virtuelle Wandermikrofon“ weiterreichen.
    Chatfunktionen, Umfragen und andere Interaktionsmöglichkeiten sollten Sie entsprechend anmoderieren – sowohl in Richtung der Sprecher als auch der Teilnehmer. Sie geben die „Spielregeln“ vor!
  8. Generalprobe
    Für einen reibungslosen Ablauf sollte jeder aktive Teilnehmer sämtliche technischen Rahmenbedingungen und Voraussetzungen im Vorfeld klären (lassen). Eine Generalprobe bzw. ein Technik-Check dauert bei 10 Sprechern 15-30 Minuten, kann am Tag vorher erfolgen, beruhigt die Nerven aller Beteiligten und ist damit ein wichtiger Erfolgsgarant.
  9. Digitale Pressemappe
    Eine digitale Pressemappe ist nichts Neues mehr, im virtuellen Umfeld aber wichtiger denn je: Einfacher konnten Sie Ihre Informationen noch nie an die Adressaten bringen – und diese mit interaktiven Elementen direkt zu weiterführenden Inhalten weiterleiten. Nutzen Sie diese Chance: Stellen Sie Ihre Presseinfos und Grafiken nicht nur in einen Downloadpool, sondern verlinken Sie sie an jeder sinnvollen Stelle, etwa als Post im Veranstaltungschat. So können Sie relevante Infos zu konkreten Themen ganz gezielt an die Zielgruppe ausspielen.
  10. Set-Up
    Im virtuellen Umfeld einer Pressekonferenz ändert sich auch das Set-Up – und ohne die Beschränkungen der Realität explodieren die Möglichkeiten zur Individualisierung. Das beginnt beim digitalen Bildschirmhintergrund im Corporate Design, geht über Breakout Rooms und parallele Sessions für Hintergrundgespräche in kleinen Runden, virtuelle Whiteboards, VR-Produktpräsentationen am Digital Twin bis hin zu Anbietern wie Play.workadventu.re, die ganze Messe-Szenerien mit Gamification-Ansatz virtuell nachbilden: The stage is yours!

Fazit:
Im virtuellen Raum hat man im Vorfeld einer PR-Veranstaltung einen vergleichsweise höheren Organisationsaufwand – klar, je nach Konzeptions- und Ideenreichtum der Macher*innen ist Technik geduldig und skalierbar. Allerdings sind die technischen Möglichkeiten im virtuellen Umfeld auch facettenreicher. Egal, ob analog, hybrid oder rein virtuell – am Ende müssen die Ergebnisse passen!

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Philipp Nieberle

Philipp Nieberle
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Bei virtuellen PR-Formaten

kommt es auf das richtige Set-Up an.“