Im Internet statt im Gemeindesaal

Öffentliche Online-Veranstaltung für die Bayernwerk Netz GmbH

Bürgerdialog Digital

Als größter regionaler Netzbetreiber Bayerns sichert die Bayernwerk Netz GmbH die Energieversorgung in weiten Teilen des Freistaats. Zu ihren Aufgaben gehört auch, Stromleitungen altersbedingt zu erneuern. Bevor Bagger und Autokräne anrücken, stellt die Bayernwerk Netz wichtige Bauprojekte öffentlich vor. Um die Anwohner und interessierte Bürger frühzeitig über die geplanten Bauarbeiten zu informieren und um auf Fragen und Anliegen der Menschen vor Ort einzugehen, hat das Projekt-Team zu einer Dialogveranstaltung geladen. Wir unterstützten die Bayernwerk Netz bei der Konzeption, Organisation und Umsetzung des digitalen Infoabends.

Ziele:

  • Bürgerdialog zum geplanten Bauprojekt online möglichst barrierefrei ermöglichen
  • Das Projektteam für den Auftritt im Livestream vorbereiten
  • Online-Dialog als Livestream technisch umsetzen
  • Interaktion und Dialog während Online-Veranstaltung fördern

Agenturleistungen: Veranstaltungs-Konzeption und -Organisation, Studio-Einrichtung, Livestream, Pressearbeit, Erstellung Präsentationsmaterial, Kamera-Coaching, Online-Moderation

Raum für den Dialog – auch online

Die Leitungsplaner der Bayernwerk Netz stellen geplante Projekte öffentlich vor, um die interessierte Öffentlichkeit frühzeitig zu informieren. Vor der Pandemie geschah das in der Regel bei Infoabenden in Gemeindesälen der jeweiligen Region, im direkten Austausch mit den Bürgern. Das persönliche Gespräch mit Anwohnern und Interessierten sowie das gemeinsame Diskutieren vor ausgestellten Exponaten und Kartenmaterial ist der Bayernwerk Netz ein besonderes Anliegen. Unsere Herausforderung im Jahr 2020 war es, den Dialog auch im digitalen Raum zu ermöglichen. Alle Bürger sollten die Möglichkeit haben, sich über das geplante Bauprojekt zu informieren und ihre Fragen und Anliegen an die Bayernwerk Netz zu richten. Wir haben unserem Kunden zu einer Online-Dialogveranstaltung als Livestream geraten und diese mit ihm gemeinsam erfolgreich umgesetzt.

    Die richtige Online-Plattform: Einfach muss es sein!

    Es war uns wichtig, für die Veranstaltung eine Online-Anwendung auszuwählen, die genau den Bedürfnissen der Bayernwerk Netz entsprach:

    • unbegrenzte Teilnehmerzahl
    • einfacher Zugang für Gäste ohne Installation
    • intuitive Bedienung und klare Funktionen
    • Gäste können sich online per Ton und Bild zuschalten
    • der Moderator kann die Tonübertragung der Gäste deaktivieren, um eine Geräuschkulisse während der Veranstaltung zu vermeiden
    • Chatfunktion: Alle Gäste können sowohl öffentlich miteinander chatten als auch Nachrichten bilateral an den Moderator richten, um anonyme Äußerungen zu ermöglichen
    • Mehrfenster-Ansicht: Die Gäste sehen sowohl das Studio, in dem die Referenten sprechen, als auch einen Präsentations-Bildschirm
    • Einwahl in die Veranstaltung auch telefonisch ermöglichen, ohne Internetzugang (telefonisch zugeschaltete Gäste konnten nur den Ton der Veranstaltung hören, den Livestream und Chat aber nicht sehen)

    Auch online leicht zugänglich

    Besonderes Augenmerk haben wir darauf gelegt, den Zugang zur Veranstaltung möglichst einfach zu handhaben und auch Menschen ohne Internetzugang oder mit Berührungsängsten vor Online-Veranstaltungen abzuholen.

    • Mit nur einem Klick auf einen Link, der auf die Website der Bayernwerk Netz gestellt wurde, konnten die Gäste über den Browser den digitalen Veranstaltungsraum betreten.
    • Neben dem Link zum Veranstaltungs-Raum haben wir eine Kurzanleitung für den Zugang sowie für die Nutzeroberfläche bereitgestellt.
    • Wer technische Schwierigkeiten beim Zugang zum Infoabend hatte, konnte bei unserer Hotline anrufen, die wir eigens für die Veranstaltung eingerichtet haben. Unser Team konnte technische Herausforderungen gemeinsam mit den Bürgern lösen, sodass alle Gäste gut betreut waren.
    • Mit der Möglichkeit, sich auch telefonisch zur Veranstaltung einzuwählen, hatten auch Menschen ohne Internetzugang eine Chance, an der Veranstaltung teilzunehmen.

    Inhaltliche Vorbereitungen und Einladung zum Infoabend

    Neben den technischen und organisatorischen Vorarbeiten haben wir das Bayernwerk-Team auch bei der inhaltlichen Vorbereitung zum Dialog-Abend sowie bei der Einladung der Bürger unterstützt. Die Zielgruppe für die Online-Veranstaltung waren Interessierte aus den Gemeinden, durch welche die Stromleitung verläuft.

    • Für die Einladung zur Veranstaltung haben wir Veröffentlichungen in den Amtsblättern, Aushänge in Schaukästen der Kommunen, eine Presseinformation für die Lokalpresse und einen Hinweis auf der Projekt-Website für die Bayernwerk Netz vorbereitet.
    • Im Vorfeld haben wir einen detaillierten Ablaufplan und Moderationsleitfaden für einen strukturierten Ablauf der Dialogveranstaltung erstellt.
    • Präsentationsmaterial haben wir im Corporate Design des Kunden vorbereitet.
    • Damit das Bayernwerk-Team auch auf spezifische Fragen der Bürger souverän eingehen konnte, haben wir eine Reihe möglicher Fragen vorweggenommen.

    Mit gutem Gefühl vor die Kamera: Bitte lächeln, wir gehen live!

    In einem Livestream haben wir das Projektteam der Bayernwerk Netz aus unserem Studio online übertragen.

    • Die Studio-Umgebung haben wir gemäß des Corporate Designs unseres Kunden gestaltet.
    • Licht, Kamera und Tontechnik wurde für eine optimale Bild- und Tonqualität im Livestream eingerichtet.
    • Vor der Live-Übertragung erfolgte ein Briefing der Bayernwerk-Referenten für einen souveränen Auftritt vor der Kamera. In mehreren Probeläufen haben wir das Projektteam auf die Live-Situation vorbereitet.

    Ablauf strukturieren, Interaktion ermöglichen

    Damit das Projektteam der Bayernwerk Netz und die Bürger wertschätzend und strukturiert miteinander ins Gespräch kommen konnten, haben wir den Infoabend moderiert.

    • Unsere Moderatorin hat die Teilnehmer begrüßt, alle organisatorischen Fragen geklärt, die Agenda präsentiert und durch den Abend geführt.
    • Nach jedem thematischen Abschnitt hat die Moderation dazu eingeladen, Fragen zu stellen. Die Fragen der Teilnehmer wurden aus Wortmeldungen und aus dem Chat aufgenommen, zusammengefasst und strukturiert an das Bayernwerk-Team gestellt.
    • Wir haben die Online-Anwendung während der Veranstaltung technisch bedient (z.B. Inhalte für alle Teilnehmer geteilt oder die Tonübertragung für Gäste mit störender Geräuschkulisse beendet)
    • Durch die Moderation haben wir den Anschlusskontakt für die Teilnehmer ermöglicht. Die Gäste konnten der Moderatorin in einer persönlichen Chatnachricht Kontaktdaten zukommen lassen, sodass die Bayernwerk Netz den individuellen Dialog über die Veranstaltung hinaus fortführen konnte.

    Ihre Ansprechpartner

    Fabian Herbst

    Fabian Herbst
    +49 911 530 63-121
    fhe[at]kaltwasser.de

    Wir passen ein Online-Format immer ganz individuell auf die Bedürfnisse unseres Auftraggebers an.

    Denn ein Patentrezept gibt es nicht. Die Umsetzung hängt immer von der genauen Zielsetzung ab.“